Vad är Ledningens Genomgång?

Ledningens genomgång är en viktig aktivitet som krävs inom flera ISO-standarder, såsom ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 och ISO 27001. ”Det bästa sättet att förutspå framtiden är att skapa den.” Den spelar alltså en central roll för att säkerställa att organisationer inte bara upprätthåller sina ledningssystem, utan också kontinuerligt förbättrar dem. Men vad innebär egentligen ledningens genomgång, och varför är den så viktig? Låt oss dyka djupare in i detta ämne och utforska dess betydelse och nytta.

Vad innebär Ledningens Genomgång?

Ledningens genomgång är en aktivitet där ledningen i en organisation, årligen granskar prestandan och effektiviteten hos sitt ledningssystem. Denna granskning följer ett fastställt protokoll som innefattar specifika punkter från den berörda ISO-standarden. Målet är att analysera data, utvärdera resultat och fatta beslut om nödvändiga förbättringar. Detta inkluderar bland annat att granska resultat från interna och externa revisioner, kundfeedback, prestandaindikatorer och status på tidigare beslutade åtgärder. Genom att systematiskt granska dessa aspekter kan organisationen säkerställa att ledningssystemet fungerar effektivt och bidrar till att uppnå företagets strategiska och operativa mål.
Processen är en av aktiviteterna i flera ISO-standarder, såsom ISO 9001 (kvalitetsledning), ISO 14001 (miljöledning), och ISO 45001 (arbetsmiljöledning).

Varför är Ledningens Genomgång viktig?

Den är viktig för att säkerställa att ledningssystemet fungerar effektivt och stödjer organisationens mål. Den hjälper till att identifiera områden som behöver förbättras, säkerställer överensstämmelse med lagar och regler samt hanterar risker som kan påverka verksamheten negativt. Detta är avgörande för att upprätthålla hög kvalitet, miljöprestanda och arbetsmiljö.

Hur ser processen för en ledningens genomgång ut?

Processen för en ledningens genomgång kan delas in i fyra huvudsteg:

1. Planering och förberedelse: ”en välplanerad förberedelse är halva segern.” Man börjar med att boka in en tid med med högsta ledningen och andra nyckelpersoner för mötet. Detta genomförs en gång per år. Därefter går man igenom sitt ledningssystem för att se att alla aktiviteter och uppföljningar blivit utförda.
2. Genomförande av mötet: här följs ett protokoll och de olika delarna i standarden diskuteras såsom exempelvis prestanda, avvikelser, risker och möjligheter till förbättringar.
3. Dokumentation och uppföljning: mötet dokumenteras med innehåll och beslutade åtgärder, vilket resulterar i ett protokoll. Aktiviteter och förbättringar tilldelas en person med ett slutdatum för att säkerställa att åtgärderna blir gjorda.
4. Granskning: vid externrevisionen kontrollerar revisorn att ledningens genomgång är utförd och granskar protokollet.

Vilka deltar i Ledningens Genomgång?

Ledningens genomgång bör involvera högsta ledningen, inklusive VD, operativ chef, kvalitetschef och andra nyckelpersoner som är ansvariga för olika delar av ledningssystemet. Det kan även vara fördelaktigt att inkludera representanter från olika avdelningar för att få en bredare bild av systemets prestanda.

Vilken betydelse har SWOT-analysen för Ledningens genomgång?

SWOT-analysen har en central betydelse genom att den ger en strukturerad ram för att analysera organisationens interna styrkor och svagheter samt externa möjligheter och hot. Den hjälper ledningen att fatta informerade beslut, utveckla strategier för förbättring och anpassa verksamheten efter förändrade förutsättningar och marknadskrav.

Slutsats

Ledningens genomgång visar sig vara en avgörande aktivitet inom ISO-standarder såsom ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001 och ISO 27001. Den fungerar som en strategisk granskning där organisationens ledning utvärderar effektiviteten i sitt ledningssystem, analyserar data och identifierar områden för förbättring. Genom att systematiskt genomföra denna process kan organisationer säkerställa att de inte bara lever upp till sina kvalitets-, miljö- eller säkerhetsmål, utan också kontinuerligt strävar efter att höja sin prestanda och anpassa sig till föränderliga förutsättningar.

Vill du veta mer om hur ledningssystem kan stärka din organisation?
Kontakta oss gärna för att diskutera hur vi kan stödja er i att implementera en ISO-standard.

Vill du läsa fler bloggar, hittar du dem här!