ISO – På riktigt!

Hur driver vi ISO-arbetet framgångsrikt?

ISO-standarder såsom ISO 9001 känner många till eller har erfarenhet av. Utmaningen med ISO-standarder är att få nytta av ISO-certifikatet, eller snarare arbetet som ligger bakom. Investeringen ska generera resultat. Resultat genom att öka intäkter eller minska kostnader. Intäkter kan vi inledningsvis påverka genom att med ISO-certifieringen få möjlighet att delta i upphandlingar eller andra uppdrag där kunden kräver ett certifikat. Minska kostnader kan åstadkommas genom bl.a. effektivare processer och kundfokus. Det fina med ISO är att det går utmärkt att både öka intäkter och minska kostnader.  

Jag är civilekonom med inriktning organisation och har arbetat heltid och mycket engagerat under mer än 25 år med tolkning och tillämpning av ISO-standarder. Jag älskar ISO! I detta inlägg är min ambition att guida Dig som planerar för ett ISO-certifikat eller redan har ett befintligt ledningssystem som inte fungerar. Jag vill att Du får kunskap om de förutsättningar som krävs för ett framgångsrikt ISO-arbete över tid. Jag delar med mig av tre viktiga framgångsfaktorer. Jag hoppas att du har nytta av mina råd. 

1. Förstå ISO-standarden och framför allt syftet med ledningssystem 

ISO är en förkortning på Internationella standardiseringsorganisationen. Denna organisation tar fram en mängd olika standarder. Vissa standarder ställer krav på produkter, t.ex. ISO 3766:2004 som handlar om betongarmering. De ISO-standarder vi pratar om här har inget med produkten i sig att göra. Denna typ av ISO-standarder ställer krav på ledningssystem som ett företag har eller implementerar. Olika ISO-standarder har olika fokus. ISO 9001 t.ex. ställer krav på att ett företag har ett ledningssystem med kvalitet som fokus. ISO 14001 fokuserar på den externa miljön, ISO 45001 på den interna miljön (arbetsmiljö) och ISO 27001 innefattar krav med fokus på informationssäkerhet. 

Så vad är då ett ledningssystem? Enligt ISO 9000 (standard för principer och terminologi) beskrivs det som (i mer begriplig svenska) en grupp samverkande, alternativt påverkar varandra, delar och aktiviteter för att leda och styra personer med ansvar och befogenheter. Kort sagt – “ett system för att leda och styra en organisation”. Den senare beskrivningen gillar jag själv mest. Engelskas “management system” kan tolkas som ett system att managera, d.v.s. att hantera och driva ett fokus/område i organisationen. 

Syftet med ett ledningssystem är alltså att driva och hantera ett system för organisationen. Output från systemet beror på vilket fokus och standard man väljer. Med ISO 9001 blir output kvalitet och nöjda kunder. Med ISO 14001 blir output ett bättre miljö- och klimatarbete och ett “hållbart jordklot”. ISO 45001 ger bättre och säkrare arbetsmiljö som i sin tur ger nöjdare och friskare medarbetare. ISO 27001 ger ökad informationssäkerhet, d.v.s. säkrar viktig information som i sin tur ökar kunders förtroende för företagets hantering av dess information. Sammanfattningsvis är syftet med ledningssystem att leda och styra sin organisation med en output som över tid, d.v.s. på lång sikt, förbättras. Det som standarden kallar för “ständiga förbättringar”. 

2. Förstå hur man bygger och implementerar ett ledningssystem 

Om syftet med ledningssystemet är att leda och styra en organisation så behöver vi “skaffa” ett ledningssystem. Ett ledningssystem byggs och implementeras i organisationen. Organisationen är ju medarbetarna, så det gäller att bygga ett system som medarbetarna kan arbeta i och som bidrar till den output företaget strävar efter. Hur hänger ISO och system ihop? Jo, ISO-standarder ställer ett antal krav på företaget. Kraven i ISO-standarder liknar paragrafer i en lagtext och dessa krav behöver tolkas och tillämpas i företaget. Tillämpar kraven gör medarbetarna, utan medarbetare inget ledningssystem, utan ledningssystem inget fungerande företag. ISO-standardens krav sträcker sig från den strategiska nivån, vision, mål och policys till processer, ansvar och uppgifter. Krav som kan tillämpas genom att t.ex. ledningen regelbundet uppdaterar omvärldsanalysen och produktionsansvarig kalibrerar mätinstrumenten regelbundet. Alla dessa aktiviteter och uppgifter som genomförs ska leda till att företaget systematiskt arbetar med det fokus man valt för att få önskad output. Ledningssystemet ska generera resultat och företaget ska ständigt bli bättre. I de fall man konstaterar att ledningssystemet inte levererar resultat utan snarare hämmar eller försvårar för företaget då är ledningssystemet helt enkelt felbyggt! 

3. Förstå kraven, tolka och tillämpa dem på ett effektivt sätt 

Att framgångsrikt bygga och implementera ett ledningssystem är en svår uppgift. Att dessutom driva ledningssystemet så att output blir önskat resultat över tid är än mer krävande. ISO-standarder för ledningssystem innefattar krav som är generella. Kraven ska kunna tillämpas i olika branscher och företag med olika produkter och tjänster. Generella, övergripande krav behöver tolkas för att sedan tillämpas på ett effektivt sätt med fokus på resultat. Det är här det svåra kommer in i bilden! 

Inte alltför sällan beskylls ISO för att vara byråkratiskt – mycket dokument blir det! Viktigt här att förstå att det inte är standardens krav som leder till ett icke fungerande ledningssystem. Det är tolkningen och tillämpningen av kraven som leder till för mycket dokumentation och upplevd byråkrati. 

Det är således av största vikt att inse att det krävs kompetens och erfarenhet för tolkning och tillämpning av kraven. Att anlita konsulter och hjälp är ganska vanligt i ISO-sammanhang. Om Du planerar att anlita en utomstående resurs rekommenderar jag att du kontaktar minst 3 tänkbara samarbetspartner och ber dem redogöra för sin tolkning, tillämpning och implementeringen samt hur resultatet kommer att bli, både på kort och lång sikt. OBS det gäller att de svarar kopplat till de standarder du har valt. Det hjälper inte hur många ledningssystem enligt ISO 9001 jag lyckats implementera om du vill ha ISO 27001! De är två helt olika standarder. Be dem förklara utförligt. Du behöver förstå deras angreppssätt, om inte ber Du dem förklara igen. När du förstått angreppssättet så frågar Du hur många gånger de genomfört en implementering av hela standarden samt hur många företag de har hjälpt från start till godkänd externrevision. Och till sist men inte minst hur många av företagen klarade ISO-revisionen och fick sitt certifikat. Sedan ber du om minst tre referenser. Du kontaktar dem och be dem förklara för- respektive nackdelar med angreppssättet och vilket resultat ledningssystemet genererat på kort och lång sikt. På vilket sätt har deras ledningssystem påverkat lönsamheten? 

Tack för att Du tog dig tid att läsa. Jag önskar dig stort Lycka till med ditt ISO-arbete.  

Återkoppla gärna till mig om du fick nytta av mina råd eller inte.