Hur du väljer ett vinnande ISO ledningssystem bland en djungel av leverantörer

När man står inför valet att välja en ISO leverantör till företaget, är det många saker att ta hänsyn till. Detta för att säkerställa att man fattar rätt beslut. Det finns åtskilliga leverantörer att välja bland och det är inte alltid lätt att förstå skillnaderna mellan dessa. Valet av leverantör är vitalt. Oavsett om du behöver ett nytt ISO ledningssystem, eller om det gäller att byta ut och uppdatera sitt befintliga. Vad är det då man ska ta i beaktning och ta ställning till? Det är många frågor som dyker upp, som du behöver sortera och värdera.
I denna blogg kommer jag gå igenom viktiga punkter. Dessa kan vara avgörande för att fatta rätt beslut om ett framtida ledningssystem.

Rätt IT-verktyg är avgörande

IT-verktygen som finns ute på marknaden har olika utgångspunkter som skiljer sig avsevärt från varandra i uppbyggnad, utförande och hantering. Man kan dela in dessa IT-verktyg i två kategorier.

– Det ena är dokumenthanteringssystem, som fokuserar på att producera och förvalta dokument för ledningssystemet. Dessa system passar oftast de mindre företagen, med en eller ett fåtal personer som arbetar med ledningssystemet. De behöver inte kunna delegera ut uppgifter i organisationen.

– Det andra är aktivitetshanteringssystem som fokuserar på att leda och styra organisationen men också hanterar de dokument du behöver. Dessa system passar oftast de medelstora och stora företagen, samt koncerner (läs mer om ISO för koncerner här).
Genom ett aktivt och dynamiskt IT-verktyg arbetar man med det viktiga och huvudsakliga aktiviteterna i ledningssystemet. Detta innebär att man får ett naturligt flöde av ISO-aktiviteterna. Ledningssystemet blir på så sätt effektivt, vilket leder till att man sparar både tid och pengar.

Eftersom du ska arbeta med ditt ISO-ledningssystem i många år framöver är det viktigt med ett grundligt och genomtänkt förarbete. Man behöver med noggrannhet välja ut sin leverantör.
ISO-arbetet ska vara kul, enkelt, effektivt och engagerande eller hur?

Flexibelt och skalbart

Den plattform eller det IT-verktyg som du väljer för att lägga ledningssystemet i är avgörande. Det lägger grunden för hur du kommer att fortsätta ditt arbete med ledningssystemet. Uppbyggnaden och utformningen av den plattformen är central för hur ISO arbetet kommer att se ut. Detta blir avgörande för hur mycket tid du kommer att behöva lägga ner för det kontinuerliga underhållet av ledningssystemet. Oavsett om det gäller kvalitetsledningssystem, miljöledningssystem eller något annat ISO-ledningssystem, så vill man ha en uppbyggnad som är:

• flexibelt
• stabilt
• anpassat efter företagets förutsättningar
• webbaserat

Systemet bör vara enkelt att använda för alla parter och kunna engagera alla inblandade. Eftersom ISO-ledningssystemen kan byggas upp på flertalet olika sätt är det viktigt att du som kund förstår hur din ISO leverantör kommer göra. Från att bygga upp, implementera till att förvalta ledningssystemet, så att man kan välja det sätt som passar bäst.

Fördelar du inte bör kompromissa med vid valet av ISO leverantör:

• Enkelt kunna lägga till nya standarder till ditt ledningssystem.
• Förändra ledningssystemet efter de utvecklingar som sker i företaget.
• Lägga till och ta bort personal och avdelningar. Ofta tillkommer det nya personer och avdelningar. Det kan även vara att personer slutar eller går i pension.
• Aktiviteter för ISO som görs kontinuerligt och följs upp
• Påminnelser som gör att du inte glömmer bort något i systemet
• Koncernfunktion. Dessutom är det önskvärt att det system man slutligen väljer, har en funktion för att lägga till nya företag. Koncernfunktion är ett exempel, där man kan lägga till ett dotterbolag och/eller systerbolag och därmed ha ett samlat ledningssystem.
• Revisorsfunktion. Kunna lägga till och ta bort externa revisorer i systemet Detta gör det enkelt för intern- och externrevisorn att komma åt och granska när det är dags. På så sätt behöver du inte plocka fram och skicka dokument i förväg. Revisorn loggar istället in i systemet. Det innebär att revisionen förbereder revisionen direkt i plattformen. Detta gör att både ditt bolag och revisorn sparar tid. Smidigt för alla parter.
• Följ dina mål enkelt och se hur det går för företaget
• Tydlig mappstruktur för dina dokument
• Avvikelsehantering så att samma misstag inte återupprepas

Slutligen

Och där har vi det – en första inblick i det komplexa ekosystemet av leverantörer och den kritiska roll de spelar i en framgångsrik verksamhet. Men vad händer när något går snett? Vilka konsekvenser kan en oerfaren eller icke-certifierad leverantör medföra? Missa inte vår nästa blogg där vi gräver djupare i ämnet och avslöjar hur en välplanerad process kan vara skillnaden mellan framgång och misslyckande. Du kommer att upptäcka de spännande insikterna och värdefulla strategierna som kan förhindra att ditt ISO ledningssystem blir en mardröm. Läs vår spännande fortsättning på ämnet här: Därför bör du välja en certifierad ISO leverantör!

Så när du inser vikten av att säkra din verksamhets framtid genom att välja en erfaren och certifierad leverantör, tveka inte. Om du känner dig säker och redo att ta steget, kontakta oss redan idag. Vi ser fram emot att vara din pålitliga partner på resan.