3 tecken på att det är dags för ett digitalt ledningssystem

Går du i tankarna om att ert befintliga ledningssystem enligt ISO-standarder är en börda och att pärmen eller mappstrukturen fylls på med dokumentation som inte ger någon nytta? Då kan det vara dags att digitalisera ledningssystemet. I det här inlägget kommer jag att ta upp tre tydliga tecken på att det är dags att göra en förändring och byta till ett digitalt ledningssystem.

1. En ”pärm” fylld av ISO-dokument som dammas av veckan innan revision

Det är dags för den årliga revisionen igen. Tanken slår Dig att pärmen som står i hyllan eller dokumenten i mappstrukturen inte har uppdaterats sedan förra revisionen och tänker – ”då var det dags igen”. I skrivande stund som dokumenten uppdateras inser du att, kundundersökningen, som enligt sidan 45 i ISO-pärmen, ska göras årligen, inte har gjorts. Nu uppstår det ett problem. Revisionen är om en vecka och enkäterna för kundundersökningen har inte uppdaterats. Dessutom ska vi skicka ut den till samtliga kunder och få tillbaka svaren. Helst ska svaren analyseras också. På sidan 45 står det att processägaren är Erik. Problemet är bara att Erik slutade för 9 månader sen. Du springer till Pelle som tagit över Eriks roll i bolaget och frågar varför han inte tagit tag i det, han är ju faktiskt ansvarig. Här dyker ytterligare ett problem upp – Pelle har inte fått reda på att han har ansvaret för kundundersökningen, vilket leder oss in till punkt nummer två – bristande överlämning.
Fördjupa dig i bloggen att gå från pappersmonster till digital effektivitet!

2. En icke fungerande on/off boarding process 

Längst bak bland dokumentationen i ISO-pärmen finns en checklista för introduktion av nyanställda. En checklista med 15 punkter som berör den nyanställdes ansvar och befogenheter, arbetsuppgifter, sekretessavtal med mera. Tidigare konstaterade vi att Pelle skulle ta över Eriks arbetsuppgifter. Problemet är bara att dokumenten inte har använts sedan senaste revisionen, vilket också har resulterat i att checklistan som skulle användas för Pelles introduktion, inte har använts. Nu har det uppstått två problem. Det första problemet berör uppdateringen av processägaren som inte har blivit gjord. Det andra problemet är avsaknaden av en rutin som säkerställer att Pelle faktiskt har tagit över Eriks arbetsuppgifter. En aktivitet som berör ett krav i standarden ISO 9001, nämligen punkt 9.1.2 Kundtillfredsställelse, föll mellan stolarna. Stolar – nästa viktiga tecken!

3. Viktiga uppgifter faller mellan stolarna 

Det ständiga problemet att viktiga uppgifter inte blir gjorda. Vi fattar beslut på diverse möten, medarbetare börjar och slutar – men hur säkerställer vi att uppgifter faktiskt blir gjorda och ingenting faller mellan stolarna? Konsekvensen av att viktiga uppgifter faller mellan stolarna och inte blir gjorda kan vara allvarliga. Exempelvis mätinstrumenten i produktionen som ska kalibreras enligt plan. Konsekvensen av att kalibreringen faller mellan stolarna är att detaljen, som vi lovat kunden ska hålla en viss kvalitet, inte lever upp till den utlovade kvaliteten. Detta kan i sin tur leda till reklamationer, uppsägning av avtal, personskador, ja ni fattar! Ett annat exempel kan vara en säkerhetsincident som får allvarliga konsekvenser. Det kan vi höra och läsa på nyheterna emellanåt. Hur säkerställer vi att uppgifter kritiska för verksamheten utförs? De ansvariga i verksamheten förväntas alltså komma ihåg att damma av ISO-pärmen, hitta uppgiften och därefter utföra uppgiften. Alternativt leta upp den ansvarige medarbeten för att påminna om uppgiften han eller hon förväntas utföra.

Slutsats – Ledningssystemet fungerar inte som det var tänkt 

Leda och styra, ständiga förbättringar – ja det är ju faktiskt det ISO handlar om – att leda och styra organisationen mot ständiga förbättringar. I och med att du läst så här långt, så konstaterar du förmodligen att ledningssystemets fokus inte läggs på att leda och styra utan på att uppdatera pärmar, mappar eller dokumentation i största allmänhet. Ni behöver kanske ”trolla med knäna” och hålla tummarna för att klara revisionen utan större avvikelser.

Finns ett eller flera tecken på att ert ISO-arbete och ledningssystem inte fungerar?  Då är det hög tid att överväga ett digitalt ert ledningssystem. Hör av Dig till oss på Clarendo så vi kan utvärdera om Clarendo-konceptet med TIM som IT-plattform kan ge Er organisation rätt förutsättningar för att skapa ett framgångsrikt ledningssystem.