3 myter om ISO-dokument

Vad är det första du tänker på när du hör ”ISO” … Dokument? Rutiner? Versionshantering? Jag har tidigare skrivit om ISO och att det handlar om att leda och styra, att göra organisationer bättre, effektivare och säkrare. Så hur kommer det sig att så många som någon gång varit i kontakt med ISO har en negativ föreställning? När vi ställer frågan ”Har du någon erfarenhet av ISO?” följs det ofta av en suck och ett svar i stil med att ISO är lika med dokument, att det är byråkratiskt och att ISO är något som de absolut inte vill arbeta med. Det förvånar mig inte att svaren i princip är densamma varje gång, samtidigt tänker jag på de positiva och lärorika aspekterna som ISO kan bidra med – som de helt enkelt går miste om genom att tolka och/eller tillämpa standardens krav fel. Med denna bakgrund ska jag i detta inlägg sticka hål på tre myter som förekommer inom vår bransch med fokus på ISO-dokument.

Innan jag presenterar myterna bör vi kolla på vad ISO standarderna säger om dokumentation. ISO 9001 ställer krav på dokumentation av ledningssystemet, men till vilken utsträckning? Enligt punkten 7.5 Dokumenterad information, ska organisationen ha dokumenterad information som (1) krävs enligt denna standard och som (2) organisationen har bestämt är nödvändig för ett väl fungerande kvalitetsledningssystem. Omfattningen av dokumentation ska ställas i relation till organisationens storlek och dess verksamhet, processernas komplexitet och samverkan, samt personers kompetens. Enligt SIS, Sveriges nationella standardiseringsorgan, är det viktigt att understryka att dokumentationskravet inte innebär att kvalitetsledningen ska vara ett ”system av dokument”.

MYT 1: Allt behöver vara nedskrivet

Det är enkelt att tro att allt som är relaterat till ISO behöver vara nedskrivet och dokumenterat – om det är så man tolkar standardens krav vill säga. Ofta ser vi kvalitetsledningssystem bestående av hundratals dokument. Mappstrukturer som består av huvudmappar, undermappar, undermappar till undermappar, undermappar till underundermappar. Ja, du förstår bilden. Självklart blir ISO tidskrävande om majoriteten av tiden går till att först skriva ner allt till att sen behöva leta efter dokument i en uppsjö av skrivna rutiner som ingen har öppnat eller uppdaterat sedan början på 2000-talet. Inte nog med att du ska hitta dokumenten, du ska även läsa och förstå innehållet. Vad är nytta med det? Bidrar dokumenten till ökad effektivitet? Nej, troligen det motsatta. Läs gärna vidare i denna blogg om hur mycket ISO dokument som krävs. Självklart behövs ISO-dokument som belägg för utförda handlingar, beslut och åtgärder gällande ledningssystemet – då pratar vi om nödvändiga dokument. Men vad har de övriga 759 dokumenten för funktion? Sluta skriva ner ALLT. Och sluta framför allt med att skriva ner saker som ni redan vet. Lägg inte ner tid och resurser på att skapa och underhålla ett luftslott av dokument, utan fokusera på att leda och styra – det som bidrar till effektivitet och nytta för organisationen.  

Myt 2: Ni behöver ett dokumenthanteringssystem

Det finns inga direkta krav på hur dokumentationen av kvalitetsledningssystemet ska vara utformad. Tidigare var det vanligt att organisationer skapade pärmar efter pärmar innehållande ISO-dokument. Idag är det mer förekommande med en digital lösning – låt dig dock inte luras av att det är ”digitalt”. I stället för fysiska pärmar har man flyttat över sina ISO-dokument till mappar på en server, intranät alternativt ett system för dokumenthantering med diverse versionsuppdateringar. Återigen ligger fokuset på dokument och hur dessa ska lagras, administreras och underhållas. Om du likställer ISO med dokument är det inte konstigt att du sitter med en mängd dokument som till slut blir ohanterliga. Det enda logiska i den situationen är att skaffa ett dokumenthanteringssystem, tänker du. Ett dokumenthanteringssystem kommer ju att hjälpa er att hantera era dokument på ett strukturerat, säkert och effektivt sätt. Men är det verkligen det ISO handlar om? Nej, utan du vill sträva efter att ha ett effektivt kvalitetsledningssystem, inte ett dokumenthanteringssystem. Ett effektivt kvalitetsledningssystem ser till att viktiga arbetsuppgifter inte faller mellan stolarna, engagerar både ledningen och medarbetarna samt främjar en förbättringskultur. Ett kvalitetsledningssystem ska säkerställa att arbetsuppgifter utförs på rätt sätt och av rätt person på bestämd tid. Med hjälp av ett dokumenthanteringssystem får du inte den styrningen då dokumenten enbart består av passiv text.

Myt 3: ISO är byråkratiskt

Den negativa inställningen kring ISO grundar sig bland annat i uppfattningen att ISO är byråkratiskt. Allt ISO-arbete måste vara nedskrivet och är styrt genom strikta, detaljerade regler, något som somliga menar tar bort kreativiteten i arbetet. Vidare menar de att organisationen måste anpassa sig till ISO och inte tvärtom. ISO måste ju vara anpassningsbar till alla typer av organisationer och inte hämma dess utveckling och flexibilitet. Vi tycker att det är precis tvärtom, för om du har koll på standardens krav och vet hur du tillämpar dessa på bästa sätt – ja då kan man verkligen tillåta sig att vara kreativ och fokusera på organisationens utveckling. Hur kan föränderliga organisationer annars vara ISO-certifierade? Om ISO verkligen styr organisationer och hämmar kreativiteten då hade vi förmodligen inte haft så många organisationer som väljer att arbeta med kvalitetsledning och med att certifiera sina kvalitetsledningssystem som vi har idag. Om du är en av dem som sitter med uppfattningen att ISO är byråkratiskt, fundera på hur du har tolkat ISO-kraven och hur du har valt att tillämpa standardens krav. Kanske finns det ett bättre, effektivare och mer kostnadseffektivt alternativ att driva ditt ISO-arbete.

Med dessa ISO-glasögon hoppas jag att du undviker att falla för dessa myter i ditt ISO-arbete. Det finns ofta alternativa tillvägagångssätt att göra saker och att driva ett (effektivt) kvalitetsledningssystem är inget undantag. Våga ifrågasätta föråldrade arbetssätt som både är tidskrävande och resurskrävande. Och kom ihåg, ISO handlar inte om dokument, utan det handlar om att leda och styra.  

Vill du ändra din uppfattning av ISO och veta mer om hur vi kan omvandla ditt ”system av dokument” från pappersmonster till digital effektivitet? Kontakta oss nedan!